Brain dump ja tehtävälistat – hyvinvointia, ei tehokkuutta

En voi liikaa korostaa pitkien kävelylenkkien merkitystä terveydelleni ja hyvinvoinnilleni. Ajatus lähtee rullaamaan, nousee uusia ideoita ja pystyn järjestämään mielessäni vanhoja. Viime päivinä olen tosin huomannut, että ajatukset ovat lenkeillä juosseet vähän liiankin vilkkaasti, kaoottisesti. Päässä on ikään kuin parikymmentä välilehteä auki koko ajan. Tiedän tähän syynkin. Pitäisi tehdä kaikenlaista, mutta vauvan kanssa olo vie suurimman osan ajasta. On keskeneräiset opinnot, edessä häämöttävä töihinpaluu ja ratkaisemattomat asumisasiat noin niinkuin muutamia mainitakseni. Hauskojakin juttuja on, kuten lomasuunnitelmat ja tämä blogi, johon liittyviä ideoita pulpahtelee lenkillä tuon tuostakin.

Kaikenlaista kelaa tuntui pyörivän päässä vaunulenkillä myös tänään, joten päätin kotiin päästyäni tehdä oikein kunnon brain dumpin. Brain dump eli ”aivojen tyhjennys” tarkoittaa yksinkertaisesti kaikkien mielessä pyörivien asioiden, tehtävien, huolien ja haaveiden listaamista paperille tai tietokoneen ruudulle. Kuvittele, että aivosi ovat kukkurainen kulho täynnä kaikenlaista tilpehööriä ja että kumoat tuon kulhon toiseen astiaan ja asetat tyhjän kulhon takaisin päähäsi. Sen jälkeen voi tietysti nauttia tyhjästä kaikuvasta tilasta, mutta dumppauksen perimmäinen tarkoitus on kaikessa rauhassa tarkastella sitä läjää, jonka päästäsi kumosit.

Kun mieli on tyhjennetty sen hetkisistä tehtävälistoista, lisää inspiraatiota voi hakea keittiön tasolla lojuvasta paperipinosta, sähköpostilaatikon sisällöstä tai käsilaukun pohjalle unohtuneista muistilapuista. Mitä asioita murehdit kello neljä aamuyöllä? Mistä kaikesta haaveilet? Kierrä kotisi huoneet ja pistä merkille ne asiat, jotka päivittäin muistuttavat jostain: tämä laatikko pitäisi korjata; tuo kirja palauttaa; olen haaveillut uudesta päiväpeitosta makuuhuoneeseen; seuraavaksi haluan neuloa villasukat tuosta samasta langasta.

Itse käytän dumppaamiseen ja listojen ylläpitoon Evernotea, josta kerroin lyhyesti aiemmassa postauksessa. Periaatteessa mikä tahansa tekstinkäsittelyohjelma sopii, vaikkapa Google Docs. Perinteinen muistikirjakin käy, mutta editoitavien ja ylläpidettävien listojen kannalta sähköinen versio on kätevämpi. Evernotessa on sekin hyvä puoli, että se pitää viimeksi käytetyt muistiot päällimmäisenä ja antaa vähemmän käytettyjen hautautua alemmas listalla.

Tämänpäiväisestä brain dumpistani oli lopputuloksena 63-kohtainen luettelo. Se ei missään nimessä ole to-do-lista. Seuraavaksi alkaa lajittelu.

1. Poimin listalta asiat, jotka minun on käytännössä tehtävä tänään. Ne ovat sellaisia pikkujuttuja kuin ”varaa ruokaostosten kotiintoimitusaika” tai ”forwardoi sähköposti X”. Jos listalla on asioita, joiden tekemiseen menee alle kolme minuuttia, ne kannattaa tehdä heti tänään.
2. Seuraavaksi teen to-do-listan. Poimin listalta asiat, jotka minun tulisi tehdä seuraavan viikon-kahden aikana. Teen luettelon, mitä teen kunakin päivänä. Tänään on keskiviikko, joten laitan loppuviikon kullekin päivälle torstaista sunnuntaihin muutaman tehtäväkohdan sen mukaan, miten arvelen ehtiväni. Esimerkiksi lauantaille en laita mitään, koska silloin on muuta ohjelmaa tiedossa. Ensi viikkoa en ajoita (vielä), vaan jätän loput asiat listalle nimeltä ”ensi viikolla”. Tämän listan kohdat voi ajoittaa viikonpäiville esimerkiksi sunnuntai-iltana. Ole mustasukkainen to-do-listastasi, älä päästä sinne mitä vain! Ota listalle mielummin liian vähän kuin liian paljon. Mieti, onko kaikki asiat tehtävä juuri nyt tai voisiko joku tehdä ne puolestasi. Onko jokin asia ollut listallasi niin pitkään, ettet oikeastaan aio tehdä sitä ollenkaan?
3. Sitten teen seuraavaksi-listan. Tämän listan aikajänne hieman vaihtelee, mutta karkeasti ottaen laitan siihen asioita, jotka tulisi tehdä seuraavan parin, kolmen kuukauden aikana. Tällä erää listalle tuli asioita, jotka pitäisi tehdä ennen kesää. Jaoin ne töihin paluuta edeltäviin asioihin ja sen jälkeisiin asioihin. Seuraavaksi-listalta nostetaan asioita to-do-listalle viikkojen edetessä.
4. Listan loput asiat eivät yleensä ole tehtäviä. Ne ovat haaveita, pelkoja, toiveita ja ajatuksia. Jätän nämä jonain päivänä -listalle. Tätä listaa en säilytä näkösällä enkä palaa siihen usein. Joskus, kun käyn katsomassa listaa, huomaan että olen tehnyt joitain listalla olevista asioista tai että jotkut asiat eivät ole enää ajankohtaisia. Jos ”jonain päivänä” -kategoriassa on paljon asioita, voi ajatuksia selkeyttää, että niitä lajittelee aihepiireittäin, kuten ”koti ja sisustus”, ”harrastukset”, ”perhe”.
5. Huolet voi kirjoittaa myös erilliselle huolilistalle. Tätäkään ei kannata säilyttää näkösällä. Lääkiksessä opintopsykologi piti meille oppitunnin ja ehdotti, että kerran viikossa voisi omistaa 15 minuuttia huolilistan asioiden murehtimiseen ja muuten antaa niiden olla. Jos listalla kuitenkin on sellaisia asioita, joihin voi omalla toiminnallaan vaikuttaa, kannattaa ehkä miettiä, miten ottaisi ensimmäisen askeleen tilanteen ratkaisemiseksi tai helpottamiseksi.

Oikeus muutoksiin pidätetään ja systeemi elää tilanteen mukaan. En tietenkään tee kunnon brain dumpia kuin silloin tällöin, muuten lisään juttuja listoille sitä mukaa, kun niitä tulee eteen. Haluan myös korostaa, että listat ovat minulle ennen kaikkea hyvinvointityökalu, eivät tehokkuustyökalu. Systeemillä haluan varmistaa, että tärkeinä pitämäni asiat ja tehtävät ovat tallessa jossain, eikä minun tarvitse pyöritellä niitä päässäni. Haluan tehdä oleellisen ja varata huoletta aikaa hauskoille jutuille, kuten vaikkapa vauvan kanssa höpöttelyyn, taitoluistelun EM-kisojen katseluun tai blogin kirjoittamiseen.

Onko siellä muita tyyppejä, joilla on ”parikymmentä välilehteä auki”? Miten järjestätte ajatuksianne?